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Flottenmanagement & Recht: Wann ist das Führen eines Fahrtenbuches vorgeschrieben?

Flottenmanagement ist ein wichtiger Bestandteil der Unternehmensführung, insbesondere in Unternehmen mit einer Vielzahl von Fahrzeugen. Eine der Herausforderungen des Flottenmanagements ist es, die Fahrzeugnutzung und -kosten zu protokollieren, um die Effizienz und Rentabilität der Flotte maximieren zu können. Ein wichtiger Aspekt dabei ist das Führen eines Fahrtenbuches, um die betriebliche Nutzung nachzuweisen. In diesem Artikel erläutern wir, wann das Führen eines Fahrtenbuches gesetzlich vorgeschrieben ist.

Wozu dient ein Fahrtenbuch?

Das Fahrtenbuch dient dazu, den Zweck einer Fahrt, das Datum, die Uhrzeit, den Kilometerstand bei Beginn und Ende der Fahrt, sowie den Start- und Zielort zu dokumentieren. Es wird in der Regel von den Fahrern selbst geführt und dient dem Nachweis der betrieblichen Nutzung. Das Führen eines Fahrtenbuches kann zudem als Grundlage für die Ermittlung von Kilometerpauschalen oder der Rückerstattung von Fahrtkosten genutzt werden.

Grundsätzlich sind Unternehmer dazu verpflichtet, ein Fahrtenbuch zu führen, wenn sie ihre betrieblichen Fahrzeuge auch privat nutzen. Tut er das nicht, ist er verpflichtet, eine höhere Versteuerung in Kauf zu nehmen.

Pauschale Versteuerung zur Erfassung der privaten Nutzung

Die pauschale Versteuerung ist eine Möglichkeit, die private Nutzung eines betrieblichen Fahrzeugs steuerlich zu erfassen. Hierbei wird ein Prozentanteil des Listenpreises des Fahrzeugs als geldwerter Vorteil angesetzt und versteuert. Dieser geldwerte Vorteil ist ein fester Prozentsatz und richtet sich nach der Höhe des CO²-Ausstoßes des Fahrzeugs. Die Versteuerung erfolgt monatlich und wird automatisch vom Arbeitgeber abgeführt.

Ausnahmen von der Fahrtenbuchpflicht

Es gibt Ausnahmen von der Fahrtenbuchpflicht. Zum Beispiel müssen Fahrzeuge, die ausschließlich für betriebliche Zwecke genutzt werden, kein Fahrtenbuch führen. Auch für Fahrzeuge mit einem Listenpreis von weniger als 40.000 Euro kann die Fahrtenbuchpflicht entfallen, wenn der Unternehmer glaubhaft machen kann, dass das Fahrzeug zu weniger als 50 Prozent privat genutzt wird.

Es ist jedoch zu beachten, dass das Finanzamt bei Verdacht auf eine nicht ordnungsgemäße Fahrtenbuchführung eine Überprüfung durchführen kann. In diesem Fall muss der Unternehmer nachweisen, dass das Fahrtenbuch ordnungsgemäß geführt wurde und alle Eintragungen den tatsächlichen Gegebenheiten entsprechen.

Unser Tipp: Nehmen Sie das Führen des Fahrtenbuches ernst und achten Sie darauf, dass alle erforderlichen Angaben vollständig und korrekt dokumentiert werden. Eine unvollständige oder ungenaue Fahrtenbuchführung kann zu Problemen mit dem Finanzamt führen und hohe Strafen sowie Nachzahlungen nach sich ziehen.